Fra idé til forståelse

​Noe går tapt når ideen formuleres i tekst eller presentasjon. Mer går tapt når budskapet tolkes av mottakeren.

​

En vanlig årsak er bruk av internt språk, altså ord og uttrykk som er selvfølgelige for avsender, men ikke for mottakeren. Dette kan skape uklarheter mellom virksomheter og kunder. Men dette oppstår også internt i organisasjoner, der ulike avdelinger bruker ulike begreper og faguttrykk.

 

La oss se for oss at HR-avdelingen sender ut en e-post:

​

Som ledd i vår pågående kompetansekartlegging ber vi alle ansatte oppdatere sin profil i det nye HR-systemet. Dette vil danne grunnlag for videre utvikling av interne læringsløp og ressursallokering på tvers av enhetene

​​

For HR kan dette fremstå klart og presist. For mottakeren kan det derimot være uklart hva som faktisk forventes. Hva betyr kompetansekartlegging i praksis. Hva skal gjøres konkret. Og hva betyr læringsløp og ressursallokering for den enkelte?

​

En bedre e-post fra HR-avdelingen kunne sett ut som dette:

​

Vi ber alle ansatte oppdatere sin profil i HR-systemet. Dette gjelder informasjon om kompetanse, erfaring og kurs. Oppdateringen bruker vi for å få oversikt over kompetansen i selskapet vårt. På den måten kan vi planlegge opplæring og bemanning fremover.

​

Når språket ikke er umiddelbart forståelig, må mottakeren bruke tid og oppmerksomhet på å tolke formuleringene. Det øker risikoen for at deler av budskapet går tapt.

​

Dette kan sammenlignes med et tog som passerer. Ord vi kjenner igjen oppfatter vi raskt. Når vi møter et uvanlig ord, må vi stoppe opp. I det øyeblikket går vi glipp av det som kommer etter. Resultatet er at helheten blir uklar, og i verste fall misforstått.

​

God kommunikasjon handler derfor ikke bare om hva som sies, men om hvordan det blir forstått.

Som uavhengig rådgiver identifiserer vi hvor tekster og budskap kan misforstås, og bidrar til å gjøre dem tydelige, presise og lettere å bruke i praksis.