Tips til effektiv formidling

Effektiv formidling handler ikke først og fremst om å skrive pent, men om å bli forstått slik det er ment. I komplekse saker oppstår det lett misforståelser, særlig når språket er abstrakt eller preget av interne begreper.

Nedenfor er noen enkle prinsipper som kan gjøre budskap tydeligere og lettere å forstå i praksis.

Fem tips

Start med mottaker

Mange tekster begynner med bakgrunn og forklaringer. Det gjør det vanskelig for mottakeren å forstå hva som faktisk forventes.

Start heller med det viktigste:

I stedet for:
“Som ledd i en pågående prosess ber vi om at …”

Skriv:
“Oppdater profilen din innen 15. mai.”

Når handlingen er tydelig fra start, blir resten av teksten lettere å følge.

Unngå interne begreper

Ord og uttrykk som er vanlige internt i en virksomhet, er ikke nødvendigvis forståelige for andre.

Begreper som “ressursallokering”, “kompetansekartlegging” eller “implementeringsløp” kan oppleves uklare for mottakeren.

Forklar heller hva det betyr i praksis. Det vil si hva skal gjøres, av hvem, og hvorfor.

Tydeliggjør det viktige

Mange tekster gir like stor plass til alt. Da blir det uklart hva mottakeren skal legge mest vekt på.

Løft frem det viktigste først, og vær tydelig på hva som er hovedpoenget.

Eksempel:
I stedet for å spre informasjon utover flere avsnitt,
samle hovedbudskapet tidlig i teksten og bygg videre derfra.

Én setning, én idé

Hver setning bør uttrykke én tydelig idé. Da blir teksten lettere å lese og forstå.

Korte setninger gjør det enklere for mottakeren å følge resonneringen. Samtidig kan en litt lengre setning brukes der det passer, for å skape flyt og sammenheng i teksten.

Det viktigste er at setningen ikke rommer flere poenger som burde vært delt opp.

Fjern det som ikke er relevant

Alt som ikke støtter hovedbudskapet, bør tas bort.

Mange tekster og presentasjoner inneholder informasjon som er riktig, men ikke nødvendig. Det gjør budskapet mindre tydelig og vanskeligere å følge.

Når oppmerksomheten spres, svekkes også gjennomslaget.

Dette gjelder særlig presentasjoner. Det er lett å legge inn for mye informasjon og bevege seg bort fra hovedpoenget. Resultatet er at mottakeren mister tråden og blir usikker på hva som egentlig er viktig.

Still derfor et enkelt spørsmål:
Bidrar dette til å tydeliggjøre budskapet? Hvis svaret er nei, bør det tas ut.

Eksempel:
I stedet for å ha flere slides med bakgrunn og detaljer,
samle det viktigste i én tydelig hovedslide, og legg eventuelle detaljer i vedlegg eller som støtte hvis det blir spørsmål.