Skal dere bruke en rådgiver eller SaaS?

Det finnes tre måter å oppfylle kravene i åpenhetsloven på. Hvilken som passer best avhenger av kompetansen dere har internt, hvor kompleks leverandørkjeden er og hvor mye tid dere vil bruke på det.

Gjør det selv

Det er fullt mulig å gjennomføre en aktsomhetsvurdering og skrive en redegjørelse uten ekstern hjelp. Loven stiller ingen krav om at dere må bruke rådgivere eller verktøy.

Det passer for virksomheter som har noen med juridisk eller faglig kompetanse internt, en oversiktlig leverandørbase med begrenset internasjonal eksponering og tid til å sette seg grundig inn i kravene.

Den største risikoen ved å gjøre det selv er at dere ikke vet hva dere ikke vet. Den vanligste feilen er å konkludere med at det ikke finnes risiko i leverandørkjeden. Det er aldri riktig.

En annen vanlig feil er å levere en redegjørelse som er for generell til å oppfylle lovens krav.

FE Rådgivning har laget en gjør-det-selv-veileder som er tilgjengelig på feradgivning.no. Den er tilgjengelig uten kostnad og forklarer hele prosessen steg for steg.

SaaS-verktøy

SaaS står for Software as a Service og er programvare du abonnerer på via nettleseren fremfor å installere selv. I stedet for å kjøpe et program betaler dere en fast årlig sum for tilgang til verktøyet.

Det er relevant her fordi det finnes flere norske aktører som tilbyr nettopp dette for åpenhetsloven.

Digitale verktøy hjelper dere å strukturere arbeidet med åpenhetsloven. De tilbyr gjerne spørreskjemaer til leverandører, dashboard for oversikt og maler for redegjørelsen.

Prisen ligger typisk mellom 18.000 og over 50.000 kroner i året, avhengig av hvor mye arbeid dere tenker å gjøre selv og hvor mange i selskapet som skal ha tilgang.

En fordel med denne tilnærmingen er at virksomheten selv er tettere på prosessen. Det gjør det enklere å ansvarliggjøre egne leverandører direkte, følge opp underleverandører og ha løpende kontroll over arbeidet gjennom året.

Det passer for virksomheter som vil jobbe med åpenhetsloven løpende, har kapasitet og kompetanse til å bruke verktøyet aktivt og ønsker å bygge rutiner internt over tid.

Det viktigste forbeholdet er at et verktøy ikke gjør jobben for dere. Det strukturerer arbeidet, men den faglige vurderingen av risiko må dere gjøre selv.

Forbrukertilsynet har påpekt at mange redegjørelser laget med standardverktøy er for generelle og mangler konkrete funn. Et verktøy uten faglig kompetanse bak gir ikke nødvendigvis en redegjørelse som holder mål.

Ekstern rådgiver

Mange virksomheter velger å sette ut arbeidet med åpenhetsloven til eksterne rådgivere for å frigjøre interne ressurser til kjernedriften.

En rådgiver gjør jobben for dere. Det innebærer kartlegging av leverandørbasen, risikovurdering, dialog med leverandører og utarbeidelse av en ferdig redegjørelse klar for publisering.

En ekstern rådgiver kommer i tillegg med konkrete råd om hvilke leverandører som bør følges opp, hvilke spørsmål som må stilles og hva som bør være konsekvensene av ulike funn.

FE Rådgivning tilbyr også målbare KPI-er som gjør arbeidet sammenlignbart fra år til år og dokumenterer fremgang overfor Forbrukertilsynet.

For å komme i gang trenger dere kun å levere en liste over leverandørene deres. Resten av prosessen håndteres av rådgiveren.

For noen holder det med en kartlegging av egen leverandørbase og veiledning med hvilke leverandører som bør prioriteres.

For andre passer det bedre med en fullstendig aktsomhetsvurdering og redegjørelse klar til publisering.

Dette passer for virksomheter som mangler kapasitet eller kompetanse internt, har en kompleks leverandørkjede med internasjonal eksponering og vil ha dokumentasjon som tåler ettersyn fra Forbrukertilsynet.

Ulempen er prisen. En fullstendig aktsomhetsvurdering fra en ekstern rådgiver kan koste mer enn et SaaS-abonnement.

Det er en investering som gir mening hvis alternativet er å bruke mye intern tid på noe dere ikke har forutsetninger for å gjøre godt, eller å risikere en redegjørelse som ikke holder mål.

Hva bør dere velge?

Det er ikke ett riktig svar. Her er en enkel tommelfingerregel:

Gjør det selv hvis dere har kompetansen internt og en oversiktlig leverandørkjede. Bruk et verktøy hvis dere vil bygge rutiner over tid og har kapasitet til å bruke det aktivt.

Bruk en rådgiver hvis dere mangler tid eller kompetanse, eller hvis leverandørkjeden er kompleks.

Det viktigste er at arbeidet faktisk blir gjort, og at redegjørelsen dokumenterer reell vurdering fremfor gode intensjoner. Det er det Forbrukertilsynet ser etter.

En siste ting

Uansett hvilken tilnærming dere velger, er det ett spørsmål verdt å stille seg: er dere trygge på at redegjørelsen vil holde mål hvis Forbrukertilsynet ser nærmere på innholdet?